Forretningsordnen er revideret og godkendt på bestyrelsesmødet den 3. juni 2020
FORRETNINGSORDEN FOR BESTYRELSEN I ÆRØ BRAND FONDEN
§ 1. Forretningsordenens hjemmel
Nærværende forretningsorden oprettes under hensyntagen til ÆRØ BRAND FONDENS vedtægter.
Originaleksemplaret således, som dette til enhver tid er formuleret, skal stedse findes i fondens forhandlingsprotokol.
§ 2. Tiltrædelse af forretningsordenen
Umiddelbart efter hvert års ordinære generalforsamling træder bestyrelsen sammen for at konstituere sig og vælge formand og næstformand, jvf. vedtægternes § 9.1.
Samtlige bestyrelsesmedlemmer, såvel nutidige, som fremtidige, skal underskrive den originale forretningsorden, og skal endvidere have udleveret et eksemplar heraf samt af fondens til enhver tid ajourførte vedtægter.
Fondens revisorer modtager ligeledes et eksemplar af forretningsordenen og vedtægterne.
§ 3. Bestyrelsesmødernes afholdelse.
Bestyrelsen afholder det antal møder, den anser for fornødne, ved indkaldelse af formanden.
Formanden er forpligtet til at indkalde til bestyrelsesmøde med et varsel på ikke over 8 dage, hvis 3 medlemmer af bestyrelsen kræver det.
Bestyrelsesmøder afholdes dog mindst 1 gang om året i forbindelse med godkendelse af årsregnskab.
For at et bestyrelsesmøde kan være beslutningsdygtigt kræves, at over halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til tilstede. Er dette ikke tilfældet, må nyt bestyrelsesmøde indkaldes.
Samtlige bestyrelsesmøder afholdes på Ærø og fortrinsvis på ÆRØ BRAND Forsikrings kontor i Ærøskøbing, der stilles vederlagsfrit til rådighed.
I særlige tilfælde kan møderne dog afholdes andetsteds, når mødets emne eller andre forhold gør dette velbegrundet.
Formanden indkalder til bestyrelsesmøderne.
Samtidig med indkaldelsen skal bestyrelsen have tilsendt dagsorden for mødet, og – i det omfang det er nødvendigt – regnskabs- og bilagsmaterialer.
Dagsordenen skal på de ordinære møder mindst indeholde følgende punkter:
1. Godkendelse af referat fra sidste møde
2. Behandling af ansøgninger om støtte
3. Eventuelt
§ 4. Afstemningsregler og beslutningsdygtighed
Ved afstemninger afgøres hver sag ved simpel stemmeflerhed.
I tilfælde af stemmelighed bortfalder et forslag.
Ingen beslutning kan træffes på bestyrelsesmøder, hvori ikke et flertal af bestyrelsens medlemmer er til stede.
§ 5. Forhandlingsprotokollen
Formanden har ansvaret for, at der føres en forhandlingsprotokol for bestyrelsesmøderne.
Referatet udsendes umiddelbart efter hvert møde til bestyrelsens medlemmer, hvorefter det godkendes og underskrives på førstkommende bestyrelsesmøde.
Af referatet skal det fremgå:
1. Hvilke bestyrelsesmedlemmer der har været fraværende, og øvrige, der har deltaget i mødet.
2. Dagsorden med eventuelle tilføjelser.
3. Beslutninger truffet i henhold til dagsordenen.
§ 6. Fondens ledelse
Fondens ledelse varetages af bestyrelsen, der skal sikre, at fonden drives på forsvarlig måde, og i overensstemmelse med de til enhver tid vedtagne vedtægter samt offentlige love, der har relation til fondens virksomhed.
Bestyrelsen påser, at inhabilitetsreglerne gældende for såvel bestyrelsesmedlemmerne som sekretæren overholdes.
Bestyrelsen er pligtig, såfremt der sker ændringer i hidtidige anmeldelser til fondsmyndighederne, rettidigt at foretage de fornødne anmeldelser herom.
Endvidere fører bestyrelsen tilsyn med, at fondens midler anbringes i overensstemmelse med vedtægternes bestemmelser.
§ 7. Bestyrelsens formand.
Bestyrelsens formand leder bestyrelsesmøderne og repræsenterer bestyrelsen udadtil og indadtil. Formanden skal påse, at alle formaliteter, der kræves i henhold til lovgivning og vedtægter overholdes.
I særlige tilfælde kan formanden disponere på bestyrelsens vegne, når sagen ikke uden risiko har kunnet opsættes.
Formanden skal dog forinden evt. telefonisk, søge godkendelse hos et flertal af bestyrelsen og i alle tilfælde skal sagen forelægges bestyrelsen til godkendelse på førstkommende bestyrelsesmøde.
Formanden drager endvidere omsorg for – mellem bestyrelsesmøderne – løbende at orientere bestyrelsesmedlemmerne om forhold af væsentlig betydning for fonden.
Formandens løbende orientering ved fremsendelse af materiale til bestyrelsesmedlemmerne påregnes nøje gennemgået af disse, således at indholdet af dette materiale kan forudsættes bekendt på bestyrelsesmøderne.
§ 8. Procedure for udlodning af donationer
Ansøgning om donation skal så vidt muligt foregå ved indsendelse af ansøgningsskema, som rekvireres hos ÆRØ BRAND Forsikring.
På årets første bestyrelsesmøde fastsættes hvor meget der kan udloddes det pågældende år.
Beløbet fastsættes under hensyntagen til at fondskapitalen skal sikres en rimelig inflationssikring.
Sammen med dagsorden for bestyrelsesmødet fremsendes kopi af alle ansøgninger, der skal behandles på bestyrelsesmøde.
Evt. bilag til ansøgningerne medsendes ikke.
§ 9. Prokura og tegning
Bestyrelsen kan meddele prokura for så vidt angår den daglige forretningsgang. Denne prokura gælder ikke, hvor det drejer sig om særlige dispositioner.
Fonden tegnes af formanden eller næstformanden i forening med èt af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.
§ 10. Daglig administration
Fondens bogholderi varetages vederlagsfrit af Concordia Forsikring, ligesom der vederlagsfrit ydes sekretærbistand.
§ 11. Revision af forretningsordenen
Nærværende forretningsorden vil være at optage til revision, når det anses for fornødent, dog mindst hvert tredje år, og altså næste gang i 2023
Ændringer kan ske, såfremt et flertal af bestyrelsens medlemmer stemmer for.
Nærværende forretningsorden er vedtaget af bestyrelsen på et bestyrelsesmøde afholdt i Ærøskøbing, den 3. juni 2020 og er gældende fra denne dato.
Bestyrelsen i ÆRØ BRAND FONDEN:
Ærøskøbing, den 3. juni 2020
Leo Holm Petersen Kirsten Johansen
Ole Strange Petersen Tina Lykkeager Thomsen Ole Sækmose